Wie du dein Projekt mit einer Fokuswoche beschleunigst

Weshalb eine fokussierte Bearbeitung zu Zeitersparnis führt

Eine Fokuswoche eignet sich, um schnell Ergebnisse in einem Team zu erzielen. Am grössten ist der Effekt, wenn Aufgaben, die sich über mehrere Monate hinziehen würden, fokussiert in einer Woche erledigt werden. Der Grund ist einfach: Sich wiederholt neu in ein Thema einzuarbeiten, kostet Zeit und Energie. Wenn du dich hingegen auf ein Thema konzentrieren kannst, bist du im Flow und arbeitest effizienter. Besonders gross ist dieser Effekt in einem Team, wenn der Zeitverlust bei mehreren Personen gleichzeitig auftritt.

In der Fokuswoche arbeitet das Projektteam ohne Ablenkungen durch andere Aufgaben zusammen. Das Tagesgeschäft wird für kurze Zeit zurückgestellt und das Team widmet sich mit voller Energie dem Projekt. Aufgaben werden effizienter umgesetzt und das Projekt beschleunigt. Die Projektmitglieder sind kurzzeitig sehr intensiv beansprucht und stehen dafür schneller wieder für das Tagesgeschäft zur Verfügung. Eine Win-Win-Situation für das Daily-Business und das Projekt.

Beispiele: 5 Situationen in denen sich die Fokuswoche gut eignet

Die Gefahr der Verzettelung ist besonders gross, wenn viele Personen beteiligt und die Komplexität hoch ist. Ich setze Fokuswochen daher gerne in Informatik- und Digitalisierungsprojekten ein. Gut bewährt hat es sich bei folgenden Aufgaben, für die normalerweise mehrere Workshops notwendig sind:

• Bestimmung und Abgrenzung Projektinhalt in der Planungsphase (Scope des Projektes festlegen, Ziele bestimmen und sich einigen, was überhaupt getan werden soll).
• Anforderungen erheben und priorisieren (Erstellung eines Lastenheftes in klassischen Projekten oder Aufbau eines Product Backlog in agilen Teams).
• Testarbeiten und Abnahmen in IT-Projekten (Die Tester kommen langsam voran, weil sie sich immer wieder neu einarbeiten müssen. Die Entwickler und Tester arbeiten nicht nahe genug zusammen, um Fehler effizient zu beheben).
• Entwicklung von Wireframes oder Prototypen (Konzept für eine neue Webseite, ein neue App oder ein digitales Produkt).
• Re-Design von Prozessen (Prozesse und Abläufe neu denken, überarbeiten und automatisieren).

Selbstverständlich sind das nur einige Bespiele, um dir exemplarisch den Einsatzzweck aufzuzeigen. Du kannst eine Fokuswoche auch für andere Themenfelder einsetzen. Suche in deinem Team nach Aufgabengebieten, die sich über einen längeren Zeitraum ausdehnen und wo es oft zu Verzögerungen kommt. Überall dort, wo Aufgaben als Nebenschauplatz mit geringem Fokus bearbeitet werden, verbirgt sich das grösste Potenzial.

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Erfolgsfaktoren und Empfehlungen für dich

Mit den folgenden Empfehlungen legst du den Grundstein für eine erfolgreiche Fokuswoche. Um die Zeit der Teammitglieder produktiv zu nutzen, braucht es eine gute Vorbereitung und eine sinnvolle Struktur während der Umsetzung.

5 Empfehlungen für die Planung

Ich kenne die Herausforderung, die benötigte Zeit für eine Fokuswoche bei allen Teammitgliedern freizubekommen. Die Kalender sind voll mit Sitzungen, die Mitarbeitenden im Tagesgeschäft oder in parallel laufenden Projekten engagiert. Plant daher möglichst früh im Voraus und beachtet dabei folgende Empfehlungen:

1. Ziele und Akzeptanzkriterien festlegen. Ich empfehle euch, im Team schriftlich festzulegen, welche Ergebnisse am Ende der Woche vorliegen sollen. Ohne klares Ziel steigt die Gefahr, dass ihr euch während der Woche verzettelt und mit den Ergebnissen nicht zufrieden seid.
2. Aufwand und Dauer abschätzen. Sobald ihr die Ziele und Akzeptanzkriterien kennt, könnt ihr die benötigte Zeit abschätzen. Obwohl es Fokuswoche heisst, braucht ihr nicht immer eine ganze Woche. Die Dauer ist abhängig vom Ziel und oft bringen 3 Tage am Stück bereits super Resultate.
3. Personen bestimmen und Kalender blockieren. Alle Teammitglieder sollten ihre Zeit im Kalender frühzeitig blockieren. Optimalerweise finden in diesem Zeitraum keine anderen Termine statt. Verhindern lässt sich das jedoch nicht immer, womit wir zur Empfehlung Nr. 4 kommen.
4. Tagesgeschäft berücksichtigen und einplanen. Optional könnt ihr jeden Tag ein Zeitfenster für die wichtigsten täglichen Aufgaben einplanen. Beispielsweise 30-60 Minuten für die Beantwortung von E-Mails nach dem Mittagessen. Plant solche Zeitfenster und verzichtet dafür im Verlauf des Tages auf die Bearbeitung von E-Mails und themenfremden Aufgaben.
5. Arbeitsort festlegen und Raum organisieren. Für den Erfolg der Fokuswoche ist es wichtig, dass die Teammitglieder sich auf die festgelegten Ziele konzentrieren. Ablenkungen sollten in dieser Zeit möglichst reduziert werden. Organisiert euch einen Raum, in welchem das ganze Team ungestört arbeiten kann.

7 Erfolgsfaktoren für die Umsetzung

Die folgenden Tipps helfen euch während der Fokuswoche gute Resultate zu erzielen.

1. Kick-off am ersten Tag. Sorgt für ein gemeinsames Verständnis, was ihr bis am Ende der Woche erreichen wollt. Für den Erfolg ist es entscheidend, dass alle Teammitglieder die Ziele kennen, die ihr bei der Planung festgelegt habt.
2. Transparenz über die Aufgaben und klare Prioritäten. Notiert die Aktivitäten, welche für die Zielerreichung notwendig sind. Eure Priorisierung sorgt dafür, dass immer jene Aufgaben bearbeitet werden, die euch den grössten Wert bringen.
3. Eine Tagesplanung gibt euch Struktur. Verschafft euch am Abend einen Überblick über die verbleibenden Aufgaben und plant den nächsten Tag.
4. Schaltet Ablenkungen aus. Nebenbei E-Mails prüfen, Chat-Nachrichten lesen oder  Telefonanrufe beantworten, sabotiert eure Ergebnisse. Schaut, dass alle Teammitglieder mit vollem Fokus dabei sind. Falls im Team wichtige Aufgaben aus dem Tagegeschäft bearbeitet werden müssen, plant ihr besser ein klar definiertes Zeitfenster dafür ein (siehe Empfehlung Nr. 4 oben).
5. Feedback-Möglichkeiten im Team. Überprüft regelmässig ob ihr auf Kurs seid oder etwas am Vorgehen anpassen müsst. Kurze Feedback-Sessions zum Abschluss des Tages eignen sich gut dafür.
6. Verwendet einen Parkplatz. In den Workshops können Diskussionen schnell abschweifen und dafür sorgen, dass ihr den Fokus verliert. Ein Parkplatz, auf dem ihr alles notiert, was erst zu einem späteren Zeitpunkt relevant ist, hilf euch, das zu verhindern.
7. Spass im Team! Erfahrungsgemäss macht es Freude, wenn gemeinsam und ohne Ablenkungen an guten Resultaten gearbeitet wird. Unterstützen könnt ihr das zusätzlich, indem ihr genügend Pausen macht, gemeinsame Mittagessen einplant oder ein Teamevent am Abend einbaut.

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Wann planst du die erste Fokuswoche für dein Team?

Wie du siehst, eignet sich eine Fokuswoche hervorragend, um gemeinsam im Team in kurzer Zeit Resultate zu erarbeiten. Probiere es in deinem Projekt aus und überzeuge dich selbst von den Vorteilen.

• Überleg dir für dein Projekt, welche Aufgaben eher schleppend vorankommen und zu lange dauern.
• Schau deinen Projektplan an und prüfe, wo es Phasen gibt, die durch eine Fokuswoche verkürzt werden könnten.
• Überprüfe, welche Aufgaben ihr bereits länger vor euch herschiebt und unzufrieden seid damit.

Mit den Empfehlungen in diesem Artikel habt ihr eine gute Grundlage, um eine erfolgreiche Fokuswoche selbstständig umzusetzen. Falls du spezifische Fragen für die Anwendung in deinem Projekt hast, kannst du mir gerne eine Nachricht schreiben. Ich helfe dir gerne und freue mich auch immer über eine Rückmeldung und deine Erfahrungen.

Ich wünsche dir viel Erfolg und Spass beim Ausprobieren.

Liebe Grüsse

Stefan

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Ich stehe dir gerne als Moderator für Fokuswochen zur Verfügung. Auf diese Weise könnt ihr euch vollständig um die inhaltlichen Themen kümmern. Ich sorge für die effiziente Struktur, moderiere eure Workshops, behalte die Zeitplanung und die gewünschten Ergebnisse im Blick.

Interessiert? Melde dich gerne bei mir und du erhältst eine Einladung zur Besprechung eures Vorhabens via Zoom. Dieser Termin dauert 30 Minuten und ist für euch kostenlos.

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