Wir alle wissen, dass das Arbeitsleben turbulent sein kann. Vor allem, wenn wir Führungsaufgaben übernehmen oder Projekte leiten. Die Herausforderung besteht oft darin, den Überblick zu behalten, nicht in die Falle des Multitasking zu geraten und Tools effizient einzusetzen.
Um eine niedrige Teamproduktivität und frustrierte Mitarbeitende zu verhindern, ist eine regelmässige Reflexion der Situation im Team entscheidend. Ich möchte dir daher vier Fragen vorstellen, die dir bei dieser Reflexion helfen können.
Die Fragen bauen aufeinander auf und du kannst diese gut in einen Teamworkshop integrieren. Diskutiere sie schrittweise mit dem Team. Findet heraus, wo es Verbesserungspotenzial gibt.
Erinnerst du dich an das letzte Mal, als dein Team ein Projekt erfolgreich abgeschlossen hat? Erinnerst du dich an das Gefühl der Zufriedenheit und Motivation? Das liegt oft daran, dass klare und transparente Ziele gesetzt wurden. Schlussendlich ist es für jedes erfolgreiche Team entscheidend, dass alle mit voller Energie in die gleiche Richtung arbeiten.
Daher sollten wir uns regelmässig fragen:
Und vor allem ist es wichtig, das WARUM hinter unseren Zielen klar zu verstehen. Dieses Wissen ist ein entscheidender Erfolgsfaktor, da es für Motivation und Antrieb sorgt.
Meine zwei Empfehlungen, sobald ihr Ziele definiert habt:
Wenige, gut beschriebene und priorisierte Ziele, bei denen das WARUM klar ist, ziehen das Team in die gleiche Richtung.
Effizienz verbessern ist ein beliebter Ansatz zur Steigerung der Produktivität. Doch bevor wir uns auf Prozessoptimierung, neue Methoden oder Tools konzentrieren, sollten wir zunächst sicherstellen, dass wir an den richtigen Dingen arbeiten.
Daher sollten wir uns folgende Fragen stellen:
Es ist wichtig zu verstehen, dass Effektivität einen grösseren Einfluss auf die Teamproduktivität hat als Effizienz. Bevor wir also überlegen, wie wir etwas tun, sollten wir uns fragen, warum und was wir tun.
Schneller in die falsche Richtung zu laufen, bringt uns bekanntlich nicht ans Ziel.
Ein wichtiger Erfolgsfaktor ist ein klarer Prozess, wie neue Ideen und Projekte bewertet und priorisiert werden. Priority-Poker ist hierfür eine hervorragende Methode, wenn du klare Prioritäten im Team schaffen willst. In diesem Blogbeitrag stelle ich dir die Priority-Poker-Methode vor. Du lernst, wie Prioritäten setzen im Team spielerisch funktioniert.
Sobald du eine eindeutige Reihenfolge der Prioritäten hast, kannst du gemeinsam mit dem Team eine Verzichtplanung erstellen. Streiche Projekte und Themengebiete, die nicht auf eure wichtigsten Ziele einzahlen.
Multitasking scheint eine unvermeidbare Realität des modernen Arbeitslebens zu sein. Aber wusstest du, dass Studien zeigen, dass Multitasking tatsächlich ein Produktivitätskiller ist? Es verursacht Stress, führt zu mehr Fehlern und letztlich kommen wir weniger schnell voran. Daher sollten wir uns fragen:
Wir können dieses Problem mit klaren Prioritäten und einer Limitation der Anzahl von Projekten und Themengebieten verhindern.
In diesem Beitrag zeige ich dir Hintergründe, weshalb es wichtig ist, dass Mitarbeitende an wenigen Projekten parallel arbeiten. (Spoiler: mit jedem zusätzlichen parallelen Projekt geht 20 % produktive Arbeitszeit verloren – erfahre im verlinkten Beitrag, wie du das verhinderst).
Ein weiterer wesentlicher Erfolgsfaktor ist „Ownership“. Für die Motivation von Mitarbeitenden ist es wichtig, dass sie ein Verantwortungsgebiet haben, indem sie eigenständig entscheiden können.
Nichts ist frustrierender, als Zeit mit der Suche nach Informationen zu verschwenden. Die gute Nachricht ist, dass wir diese Zeitverluste mit klaren Prozessen und dem Fokus auf die relevanten Tools reduzieren können. Folgende Fragen können uns dabei helfen:
Wenige Tools, die gezielt und richtig eingesetzt werden, haben einen grossen Einfluss auf die Teamproduktivität. Vermeide es, dass wertvolle Arbeitszeit durch Informationssuche verloren geht. Eine sorgfältige Toolauswahl und klare Strukturen in der Informationsverwaltung helfen.
Ein verbreiteter Fehler ist der Glaube, die Teamproduktivität allein durch die Einführung neuer Tools verbessern zu können. Mehr Tools erhöhen oft die Komplexität und können sogar kontraproduktiv wirken.
Statt immer neue Tools hinzuzufügen, empfehle ich dir, die Möglichkeiten deiner bestehenden Werkzeuge voll auszuschöpfen. Oftmals können sie bereits alle benötigten Funktionen abdecken – sie müssen nur richtig genutzt werden.
Verschiedene Studien zeigen: Es entstehen Ø 2.5 Stunden Zeitverlust pro Tag und Person für Suche nach Informationen. Das ist ein Drittel der produktiven Arbeitszeit.
Und noch ein Hinweis zu einem weiteren Missverständnis: Tools allein machen uns nicht produktiv. Ein effizientes Zeitmanagement und gute persönliche Routinen machen einen grossen Unterschied. Es braucht ein Zusammenspiel zwischen effizient eingesetzten Tools und produktiven Arbeitsgewohnheiten der Mitarbeitenden.
Wenn du genau dieses Zusammenspiel von Methoden, Gewohnheiten und Tools für dein Team optimieren willst, lade ich dich ein, gemeinsam mit deinem Team an meinem bewährten Training „Fokusheld*in werden in 6 Wochen“ teilzunehmen. Hierbei helfe ich jedem Teammitglied, ein individuelles Produktivitätssystem zu entwerfen, das perfekt auf seine/ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist. Wir treffen uns einmal pro Woche für eine Stunde in einem interaktiven Online-Workshop auf Zoom. Die Workshop-Serie ist darauf ausgelegt, mit kleinem Zeitaufwand grosse Optimierungen für fokussiertes Arbeiten zu erzielen.
Viele Teilnehmenden haben durch das Training bereits profitiert. Ich freue mich, wenn ich auch dich und dein Team begrüssen kann. Klicke hier, um mehr über die Online-Workshops zu erfahren. Und falls du noch Fragen hast, schreibe mir gerne eine Nachricht.
Einer der häufigsten Fehler ist das Festhalten an ineffizienten Prozessen und Gewohnheiten, einfach weil „wir das schon immer so gemacht haben“. Manchmal braucht es Mut, alte Gewohnheiten zu hinterfragen und Veränderungen anzustossen. Doch das lohnt sich!
Ich unterstütze dich und dein Team gerne bei der Optimierung eurer Tools, dem Training neuer Fähigkeiten, beim Etablieren von Fokuszeit oder mit individuellen, interaktiven Workshops für die Verbesserung der Teamproduktivität.
Bereit, die Produktivität deines Teams zu maximieren? Melde dich noch heute für das Training „Fokusheld*in werden in 6 Wochen“ an oder schreibe mir für einen unverbindlichen Austausch, um über individuelle Lösungen für dein Team zu sprechen!
Ich freue mich auf dich!
Stefan
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