Prioritäten setzen

Du kannst nie alle Aufgaben, Projekte und Vorhaben erledigen. Diese Tatsache zu akzeptieren, ist wichtig, um Stress zu reduzieren. Gleichzeitig zeigt es dir, dass es notwendig ist, zu priorisieren.

Da du nicht alles erledigen kannst, musst du entscheiden, für was du deine Zeit investierst. Priorisieren hilft dir, die richtigen Dinge auszuwählen. Es ist eine wichtige Fähigkeit, um Ziele zu erreichen und Erfolg zu haben.

Im aktuellen Artikel erhältst du Tipps für den Umgang mit deinen persönlichen Prioritäten. Falls du hingegen an Methoden für das Priorisieren im Team interessiert bist, empfehle ich dir meinen Blog-Beitrag: Wie du mit Priority Poker spielend einfach zu klaren Prioritäten kommst.

Weshalb Priorisieren notwendig ist

Wir leben in einer dynamischen Welt und vermutlich kennst du ähnliche Situationen:

• Du hast mehr Aufgaben, als du heute erledigen kannst.
• Deine Aufgabenliste ist lang und es ist schwer, den Überblick zu behalten.
• Es gibt viele Ideen, Projekte und Vorhaben, die du umsetzen möchtest.
• Dir fehlt die Zeit für Aufgaben, die dir wichtig sind.
• Viele Personen wollen, dass du Dinge für sie erledigst. Am liebsten jetzt sofort.
• Du kannst Fälligkeitstermine nicht einhalten und fühlst dich gestresst.

Priorisieren hilft dir, mit diesen Situationen umzugehen. Du schaffst Klarheit, ordnest Aufgaben sinnvoll, verzettelst dich nicht und entscheidest gut.

In der heutigen Arbeitswelt ist es normal, dass du viele Aufgaben hast. Das lässt sich nicht vermeiden, aber du kannst lernen, wie du damit umgehst. Indem du Prioritäten setzt, bringt du deine Ziele, Projekte und Aufgaben in eine sinnvolle Reihenfolge. Du entscheidest, was wichtig ist und überlässt es nicht dem Zufall, in was du deine Zeit und Energie investierst.

Deine Zeit und Energie sind kostbar. Priorisieren hilft dir, beides richtig einzusetzen.

Sobald du Priorisieren beherrschst, kannst du diese Fähigkeit in deinem Privat- und Berufsleben überall anwenden. Es hilft dir, in allen Themengebieten besser zu entscheiden. Immer dann, wenn du mehrere Handlungsoptionen hast, beurteilst du diese nach klaren Kriterien und entscheidest dich für die wertvollste.

Was deine Ziele mit Prioritäten zu tun haben

Prioritäten setzen erfolgt auf mehreren Ebenen. Die kleinste Ebene sind deine Aufgaben. Es gibt viele Dinge, die du heute erledigen sollst und du entscheidest dich, was am wichtigsten ist. Diese Art zu Priorisieren kommt am häufigsten vor. Du darfst täglich entscheiden, für was du deine 24 Stunden einsetzt.

Die Gefahr, dich zu verzetteln, ist gross, wenn du direkt mit der Auswahl von Aufgaben startest. Der Grund ist einfach: Es gibt viele Aufgaben und die meisten davon scheinen dringend zu sein.

Ohne Kriterien ist es schwierig, auszuwählen, was am wichtigsten ist. Die Entscheidung fällt dir leichter, wenn du zuerst deine Prioritäten auf höherer Flugebene klärst. Aus diesem Grund empfehle ich dir, beim Priorisieren mit deinen Zielen zu starten.

Egal, was du priorisieren willst, deine Ziele helfen dir, die Optionen zu beurteilen:

• Welche Projekte wähle ich aus, um mein Ziel zu erreichen?
• Welche Aufgaben kann ich heute erledigen, um meinem Ziel näher zu kommen?
• Welche Fähigkeit muss ich lernen, um das Ziel schneller zu erfüllen?
• Welche Risiken gefährden die Zielerreichung?
• Welche Stakeholder sind am wichtigsten?

Starte beim Priorisieren bei den Zielen. Damit sorgst du für Klarheit, was du erreichen willst und warum.

Wie du dir die Übersicht verschaffst

Egal was du priorisieren willst und welche Methode du verwendest: Du brauchst eine Übersicht und Transparenz zu den Themen. Du musst die Optionen kennen, bevor du sie in eine sinnvolle Reihenfolge bringen kannst.

Das hört sich logisch und selbstverständlich an. In der Praxis stelle ich jedoch oft das Gegenteil fest:

• Aufgaben sind an verschiedenen Orten notiert. Es gibt mehrere Aufgabenlisten oder Tools für die Verwaltung. Zusätzlich sind Aufgaben in deinem Notizbuch oder auf Post-it notiert. Es fehlt der Gesamtüberblick, was alles ansteht.
• Es gibt keine Übersicht über Projektideen, die geplanten und laufenden Projekte.
• Jedes Team in der Firma formuliert Ziele. Es ist nicht klar, wo der Fokus für die teamübergreifende Zusammenarbeit liegt.

Bevor du priorisieren kannst, musst du dir einen Überblick verschaffen. Du entscheidest besser, wenn du alle Fakten und Informationen hast.

Am Beispiel deiner persönlichen Aufgaben heisst das: Führe eine zentrale To-do-Liste, auf der du alle Aufgaben notierst. Indem du neue Aufträge direkt auf deine Liste schreibst, hast du zu jeder Zeit die Transparenz, um effizient zu priorisieren.

Transparenz ist besonders wichtig, wenn ihr in einer Gruppe gemeinsam Prioritäten setzt. Sorge dafür, dass alle an der Priorisierung beteiligten Personen eine Übersicht der Themen haben, über die entschieden wird.

Eat the frog: Schwierigste und unangenehmste Aufgabe zuerst

Das Prinzip, den Frosch zuerst zu essen, kommt vom Autor Brian Tracy. Aufgaben, die du nicht erledigen willst, setzt du als Erstes direkt am Morgen um.

Unangenehme Aufgaben oder schwierige Projekte sind oft wichtig. Da du diese nicht gerne machst, schiebst du sie immer wieder auf.

Solche Aufgaben gezielt auszuwählen und sie zuerst zu erledigen, hat gleich drei Vorteile:

• Du kommst deinem Ziel näher, indem du Wichtiges erledigst.
• Du sparst Zeit, da Aufgaben bei knapper Deadline oft komplizierter werden.
• Du hast den Kopf frei für Dinge, die dir Spass machen. Die unangenehme Aufgabe hängt dir nicht weiter im Nacken. Das schlechte Gewissen fällt weg und du fühlst dich besser.

Beispiele kennen wir alle: Dem Chef mitteilen, dass eine Fälligkeit im Projekt nicht eingehalten werden kann. Die Kundin informieren, dass ein Fehler passiert ist. Die Finanzen in Ordnung bringen.

Suche jeden Tag deinen Frosch aus und setze ihn oben auf deine Prioritätenliste. Diese Fragen helfen dir, den Frosch zu finden:

• Welche Aufgabe ist schwer und unangenehm?
• Was habe ich bereits mehrfach verschoben?
• Was würde ich lieber verschieben?

Setze diese Aufgabe oben auf die Prioritätenliste des Tages. Falls die Aufgabe zu gross ist für einen Tag, suchst du dir den ersten Bissen aus. Überlege dir, welchen kleinen Schritt du tun kannst.

Deine Top 3 Prioritäten für jeden Tag

Im Alltags-Stress passiert es, dass wir uns mit kurzfristigen und vermeidlich dringenden Aufgaben beschäftigen. Schnell verlieren wir die relevanten Dinge aus den Augen. Du wirkst dem entgegen, indem du deine 3 wichtigsten Aufgaben pro Tag planst.

Wähle jeden Tag die 3 Aufgaben aus, welche dir den grössten Wert bringen. Folgende Fragen helfen dir bei der Auswahl:

• Was erledige ich heute, um meinem Ziel näher zu kommen?
• Was bringt mir diese Aufgabe oder das Projekt langfristig? Welchen Mehrwert habe ich in 1, 3 oder 5 Jahren?
• Wie viele Menschen sind abhängig, dass ich diese Aufgabe erledige?
• Was geschieht, wenn ich die Aufgabe nicht mache?

Ich empfehle dir,  dich auf maximal 3 Aufgaben zu beschränken. Falls du grössere Aufgaben auswählst, reicht sogar eine oder zwei. Mehr als drei sollten es jedoch nicht sein, damit du dich darauf fokussieren kannst. Zusätzliche Aufgaben kannst du gerne auswählen, sobald du deine wichtigsten Prioritäten abgeschlossen hast.

Du erhöhst die Wahrscheinlichkeit, die Aufgaben zu erledigen, wenn du sie an einem Ort notierst, an dem sie den ganzen Tag sichtbar sind: als Notiz auf deinem Schreibtisch, in deinen Kalender oder auf ein Whiteboard. Die Gefahr, dich durch andere Dinge abzulenken sinkt, da deine wichtigsten Prioritäten immer sichtbar sind.

Zusatztipp: Du kannst deine Produktivität erhöhen, wenn du die Themen am Vorabend für den nächsten Tag auswählst. So startest du den Tag nicht mit Administration, sondern mit der Umsetzung der wertstiftenden Aufgaben.

Du wirst erstaunt sein, welchen Effekt es hat, wenn du die wichtigsten Dinge direkt am Morgen erledigst. Diese Empfehlung kannst du super mit "eat the frog" kombinieren, indem du deinen Frosch auswählst und zwei weitere Themen.

Du hast einen Herzinfarkt, was tun?

Stelle dir vor, du hattest einen Herzinfarkt. Du bist aus dem Spital raus und hast die Auflage vom Arzt, maximal 2 Stunden pro Tag zu arbeiten. Was machst du in dieser Situation? Welche Aufgaben wählst du aus und auf was verzichtest du?

Stelle dir diese Frage regelmässig. Die Frage eignet sich gut, um zu prüfen, ob du an den wichtigsten Themen arbeitest.

Das 80-20-Prinzip (Pareto) sagt, dass du mit 20% deines Aufwandes 80% des Wert generieren kannst. Die Herzinfarkt-Reflektion hilft dir, die richtigen Themen auszuwählen.

Es brennt und alles ist Priorität 1

Du kennst bestimmt Zeiten, in denen alles Priorität 1 ist. Die Gefahr, dich zu verzetteln, ist dann besonders gross. Auch wenn dir die Zeit für Priorisieren fehlt, empfehle ich dir, deine Aufgaben gezielt auswählen. In diesen Fällen hilft es, sich die richtigen Fragen zu stellen:

• Wo erwartest du die grössten negativen Konsequenzen für dich, deine Kundinnen, dein Unternehmen oder deine Kollegen?
• Wo bist du der Flaschenhals? Wo kann jemand anders weiter arbeiten, wenn du die Aufgabe jetzt sofort erledigst?

Diese Fragen zu beantworten dauert nicht lange. Es hilft als Sofortmassnahme an intensiven Tagen. Es ersetzt jedoch keine vorausschauende Priorisierung, sondern ist für Ausnahmen gedacht, in denen du rasch entscheiden musst.

Fehler 1: Du kennst deine Ziele nicht

Wenn du nicht weisst, wohin du willst, kannst du nicht entscheiden, was du tun sollst. Das Ziel nicht zu kennen, ist oft mit verantwortlich für schlechte Entscheidungen und falsch gesetzte Prioritäten. Schreibe dir deine Ziele auf und überlege dir anschliessend, welche Prioritäten du setzt, um diese zu erreichen.

Fehler 2: Du nimmst dir keine Zeit zum Priorisieren

Es ist so viel los, ich habe keine Zeit zu priorisieren. Dieser Denkfehler kommt leider oft vor. Um schnellstmöglich Aufgaben zu erledigen, legst du ohne planen sofort los. Das wird dich langfristig mehr Zeit kosten und Stress verursachen. Schneller in die falsche Richtung zu laufen, bringt dich nicht ans Ziel. Du holst die Zeit für das Priorisieren auf, indem du gezielt auf Dinge verzichtest und dich auf Aufgaben mit hohem Wert konzentrierst.

Fehler 3: Du hältst dich nicht an deine Prioritäten

Einen Plan zu haben ist das eine. Dich anschliessend daran halten genauso wichtig. Da laufend neue Aufgaben an dich herangetragen werden, ist das nicht einfach. Deine Aufgabenliste mit regelmässiger Priorisierung hilft dir, auf Kurs zu bleiben. Lasse dich nicht von "Schreihälsen" beeinflussen: Aufträge von Personen, die laut etwas von dir fordern, sind selten die Wichtigen.

Wäge bei neuen Aufgaben gegenüber deinen bestehenden Prioritäten ab. Ist die Aufgabe wichtiger, als die zuvor geplante? Nein zu sagen, fällt dir leichter, wenn du weisst wo dein Fokus liegt. Ausnahmen gibt es immer. Du kannst dich bewusst entscheiden, die Priorität anzupassen, falls es gerechtfertigt ist.

Fehler 4: Du gibst allen Aufgaben eine hohe Priorität

Das Setzen von Prioritäten bezweckt eine eindeutige Reihenfolge, in der du Aufgaben bearbeitest. In der Praxis stelle ich häufig fest, dass alles eine hohe Priorität hat. Alle Projekte oder Aufgaben sind "Priorität 1" oder "Priorität hoch". Es hilft dir nicht, wenn du in der Aufgabenliste zu vieles mit einer hohen Priorität kennzeichnest. Ich empfehle dir, auf eine Gruppierung wie Hoch-Mittel-Tief zu verzichten. Besser ist eine eindeutige Reihenfolge, damit du weisst, was du als Nächstes anpackst.

Fehler 5: Du hast das Gefühl, dass du alles selber erledigen musst

Zum Glück bist du nicht alleine auf dieser Welt. Prüfe laufend, welche Aufgaben du anpackst und wo du etwas delegieren kannst. Es gibt vermutlich Themen, die durch jemand anders genauso gut erfüllt werden können. Richtig delegieren hilft dir, auf andere Aufgaben zu fokussieren.

Fehler 6: Du übertreibst es beim Priorisieren und verwendest zu viel Zeit

Bei den meisten Jobs kommen täglich Aufgaben hinzu und die Prioritäten verschieben sich. Es bringt nichts, wenn du deine ganze Aufgabenliste kategorisierst. Das Ziel ist, die wichtigsten Prioritäten zu kennen. Dazu brauchst du einen Überblick über die Themen und ein Verständnis, was aktuell wichtig ist. Verschwende keine Zeit, um die unwichtigen Aufgaben zu verwalten und gebe dir einen Zeitrahmen für die Planung. Gut bewährt hat sich 1 Stunde für die Wochenplanung und 15 Minuten pro Tag für deine Top-3-Prioritäten.

Du hast gelernt, weshalb Priorisieren relevant ist und warum du als Grundlage deine Ziele und Transparenz brauchst. Die Empfehlungen helfen dir, einfach zu starten und ab sofort in deinem Alltag zu profitieren.

Gerne fasse ich die wichtigsten Punkte für dich zusammen:

• Prioritäten setzen ist notwendig, weil du dich nie um alle Aufgaben kümmern kannst. Durch das Setzen von Prioritäten entscheidest du bewusst, für was du deine Zeit investierst. Wenn du keine Prioritäten festlegst, entscheiden andere Personen über dich oder du triffst Spontan-Entscheidungen. Beides ist gefährlich, weil du so wichtige Aufgaben vernachlässigst. Was du tust, ist wichtiger, als wie du es tust. Effizienz ist nur relevant, wenn du es für die richtigen Dinge anwendest. Oder anders gesagt: Mache nicht den Fehler, effizient an den falschen Themen zu arbeiten.
  
• Priorisieren braucht immer zwei Grundlagen:
• • Ziele als Kompass, wo du hin willst und warum. Diese Ziele verwendest du, um zu entscheiden, was relevant ist und was nicht.
  • Übersicht über die Themen, die priorisiert werden. Du brauchst Transparenz, um Prioritäten festzulegen. Eine Aufgabenliste hilft, die Übersicht zu behalten.
• Starte einfach und ohne komplizierte Prozesse. Ein simples System, das du langfristig durchhältst, ist besser als ein umfassendes, welches du nach wenigen Wochen aufgibst. Methoden wie GTD (Getting Things Done) oder priorisieren mit der Eisenhower Matrix, hören sich in der Theorie gut an. In der Praxis überfordert es viele Personen aufgrund von komplexen Abläufen und Regeln. Sobald du mit deinem einfachen Ablauf klar kommst, kannst du darauf aufbauen und neue Methoden ausprobieren.

Viel tun bedeutet nicht viel erreichen. Du kannst den ganzen Tag beschäftigt sein mit unwichtigen Aufgaben, die dich deinen Zielen nicht näher bringen. Oder du investierst täglich 15 Minuten, um deine Prioritäten zu kennen.

Starte am besten gleich: Was ist dein Frosch und deine Top-3 Prioritäten für morgen? Notiere dir das jetzt sofort, um deinen Tag produktiv zu starten mit Dingen, die dir wichtig sind.

Weitere Artikel, um deine Produktivität zu steigern

• Lerne, wie du Ziele definierst und diese erfolgreich umsetzt. Diese Ziele helfen dir, gute Prioritäten zu setzen.
• Multitasking vermeiden und Ablenkungen reduzieren, unterstützen dich, deine Prioritäten umzusetzen.