Zeitmanagement

Jeder Tag hat 24 Stunden und du entscheidest, für was du diese Zeit investierst. Ein gutes Zeitmanagement bezieht nebst der Arbeit die weiteren Lebensbereiche wie deine Familie, Freunde und Zeit für dich selbst mit ein.

Zeitmanagement kann jeder lernen. Du erhältst in diesem Artikel Empfehlungen, die sich in der Praxis bewährt haben und erfährst, welche Fehler du vermeiden solltest.

Weshalb Zeitmanagement nicht nur auf deine Arbeit bezogen sein sollte

In Ratgebern und Artikeln zum Thema Zeitmanagement findest du Methoden, wie du deine Arbeit besser strukturierst. Getting-Things-Done-Prinzip, Pomodoro-Technik, ABC-Analyse und die ALPEN-Methode, sind ein paar Beispiele davon. Diese Ansätze versprechen dir, dein Zeitmanagement-Problem zu lösen.

Viele Strategien beinhalten Anreize, die gewonnene Zeit sofort mit zusätzlichen Aufgaben zu füllen. Das kann zu einer negativen Spirale werden und du erreichst das Gegenteil von dem, was du eigentlich wolltest: Du bist gestresst und hast das Gefühl, nicht genügend Zeit zu haben.

Ich empfehle dir, ein bewusster Umgang mit deiner Zeit zu lernen, bevor du dich in die Methoden stürzt. Ein gutes Zeitmanagement beginnt immer in unseren Köpfen - wenn es dort nicht stimmt, helfen auch  die Methoden und Strategien nicht.

Jeder Mensch hat pro Tag 24 Stunden zur Verfügung. Wichtig ist, wie du mit diesen umgehst und wie viel Energie du am Abend übrig hast. Betrachte dabei alle Bereiche in deinem Leben.

Zeit für dich selber

Reserviere dir Zeit für deine Hobbys und deine Weiterentwicklung. Mache Dinge, die dir Spass machen und dich weiter bringen.

Zeit für Beziehungen (Partnerschaft, Familie, Freunde)

Zeit mit deiner Familie und Freunden zu verbringen ist wichtig. Nimm dir bewusst Zeit für gemeinsame Aktivitäten und für die gegenseitige Unterstützung.

Zeit für deine Arbeit

Wir verbringen zwischen 8 und 12 Stunden täglich bei der Arbeit. Zeitmanagement-Techniken helfen dir, diese Zeit effektiv und effizient zu nutzen. Deine Arbeit ist wichtig, sorgt für dein Einkommen und darf dir Spass machen. Sie darf nicht dazu führen, dass du die anderen beiden Bereiche langfristig vernachlässigst.

Indem du auf ein Gleichgewicht in diesen 3 Bereichen achtest, sorgst du dafür, dass deine Zeitmanagement-Bemühungen wertvoll umgesetzt sind. Ich empfehle dir, regelmässig zu überprüfen, ob du mit der Verteilung deiner Zeit auf die Bereiche zufrieden bist. Schwankungen sind normal und es geht nicht darum, jederzeit ein ausgewogenes Verhältnis zu haben. Es wird immer Zeiten geben, in denen der Fokus stark auf einem der drei Bereiche liegt. Nur sollte keiner der Lebensbereiche langfristig vernachlässigt werden.

Zeit kannst du nicht kaufen. Je produktiver du wirst, desto mehr hast du davon. Setze diese Zeit für Dinge ein, die dir wichtig sind.

Mit den folgenden Empfehlungen erreichst du bessere Ergebnisse in kürzerer Zeit. Die gewonnene Zeit kannst du für Dinge einsetzen, die dir wichtig sind und dir Spass machen. Das kann deine Arbeit sein, deine Beziehungen oder etwas für dich selber.

3 Prozesse, die ein gutes Zeitmanagement berücksichtigt

Zeit- und Selbstmanagement ist individuell und es gibt keine Rezepte, die für alle Menschen funktionieren. Ich empfehle dir, verschiedene Ansätze auszuprobieren, um herauszufinden, was für dich am besten funktioniert. Unabhängig von der gewählten Methode sollten in deinem Zeitmanagement folgende drei Prozesse berücksichtigt sein:

• Priorisieren: Was tust du? (Effektivität)
• Planen: Wann erledigst du es und wie lange brauchst du?
• Umsetzen: Wie setzt du es um? (Effizienz)

Wenn alle drei Schritte berücksichtig sind, stellst du sicher, produktiv an den richtigen Dingen zu arbeiten. Falls du nur die Umsetzung optimierst, wirst du zwar effizienter. Das hilft dir aber nicht, wenn du an den falschen Themen arbeitest. Deshalb empfehle ich dir, immer zuerst deine Effektivität zu optimieren (was du tust) und erst danach deine Effizienz (wie du es tust).

Effizient die falschen Dinge zu tun bringt dich nicht ans Ziel. Starte deshalb mit dem Entscheid, was du tust (Effektivität), bevor du optimierst, wie du es tust (Effizienz).

Zeitmanagement optimieren durch klare Prioritäten

Indem du Prioritäten setzt, wählst du bewusst jene Dinge aus, die wichtig sind. Es ist ein entscheidender Erfolgsfaktor für dein Zeitmanagement. Du stellst sicher, dass deine Zeit für Projekte und Aufgaben eingesetzt wird, die am meisten Wert generieren. In diesem Artikel lernst du, schnell die richtigen Aufgaben auszuwählen und häufige Fehler zu vermeiden.

Du alleine bist für deine Prioritäten verantwortlich. Reserviere dir bewusst Zeit, um zu priorisieren und verteidige diese Zeit anschliessend gegenüber anderen Anfragen und Aufträgen.

Verteidige deine Zeit, indem du Nein sagst

Egal wie viele Stunden dein Tag hätte, du hast immer zu viel zu tun, wenn du alle Aufgaben annimmst. Dich bewusst zu entscheiden und Nein sagen ist unverzichtbar.

Sage Nein zu allem, was keine hochwertige Nutzung deiner Zeit ist. Folgende Fragen helfen dir, Aufträge zu beurteilen und zu entscheiden:

• Inhalt der Aufgabe verstehen: Was wird von mir erwartet und was muss ich tun?
• Möchte ich das tun, was von mir erwartet wird?
• Habe ich genug Zeit und Energie für die Aufgabe?
• Welche bestehenden Aufgaben stelle ich zurück, wenn ich zusage?

Mit der letzten Frage vermeidest du deinen Tag kontinuierlich mit mehr Aufgaben zu füllen. Die Konsequenzen eines "Ja" zu kennen, sorgt für Transparenz. Du zeigst deinem Gegenüber auf, was zurückgestellt werden muss, falls du die neue Aufgabe annimmst. Damit erlaubst du der anderen Person (zum Beispiel deinem Vorgesetzten), selber zu entscheiden, welche Aufgabe wichtiger ist. Oft ist dieser Person nicht klar, was du alles auf dem Tisch hast. So könnt ihr gemeinsam entscheiden, was Priorität hat.

Wie du deine Zeit effizient planst

Durch eine gute Planung sparst du Zeit bei der Umsetzung. Es lohnt sich daher, Zeit für die Planung zu investieren und deinen Tag zu strukturieren. Gut bewährt hat sich die Kombination aus der Wochen- und Tagesplanung.

Wochenplanung

Reserviere dir am Ende jeder Arbeitswoche eine Stunde für die Planung deiner nächsten Woche. Indem du vorausplanst, startest du am Montag effizient in die neue Woche. Du kannst für dich einen Ablauf definieren, der gut zu deiner Arbeitssituation passt. Die folgenden Schritte kannst du gerne als Inspiration verwenden:

• Schaue in den Kalender und prüfen die Termine der nächsten Woche. Sind sie realistisch? Was musst du vorbereiten?
• Blicke auf deine Ziele und deine Prioritäten. Überlege dir, welche Aufgaben du erledigen kannst, um diese zu erreichen.
• Erstelle eine Liste von Aufgaben, die du in der nächsten Woche erledigst.
• Reserviere dir Zeiträume in deinem Kalender, um an diesen Aufgaben zu arbeiten. Schaue auf ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Terminen mit anderen Personen (Besprechungen, Workshops) und Zeiten, die für deine Prioritäten reserviert sind.

In diesem Blogbeitrag findest du meine detaillierte Anleitung zur Wochenplanung (inkl. Checkliste zum Kopieren und Anleitung für das Timeboxing im Kalender).

Tagesplanung

Indem du täglich 15 Minuten reservierst und deinen Tag planst, behältst du den Fokus auf deinen Prioritäten. Ohne Tagesplan wirst du schnell von kurzfristigen Dingen abgelenkt.

Ich empfehle dir, dich in der Tagesplanung auf deine drei wichtigsten Prioritäten zu konzentrieren.

• Welches sind die 3 Aufgaben mit dem grössten Einfluss? Welche Dinge hast du dir in deiner Wochenplanung vorgenommen und noch nicht erledigt?
• Schreibe diese 3 Aufgaben an einem Ort auf, wo du sie während des Tages siehst. So ist es wahrscheinlicher, diese zu erledigen.
• Die 3er-Regel passt du flexibel an deinen Tagesablauf an. Falls du viele Termine hast, wählst du bewusst kleine Aufgaben aus. Ansonsten kannst du grössere und komplexere Themen einplanen.

Empfehlung: Mache diese Planung am Vorabend für den nächsten Tag. So kannst du am Morgen direkt mit der Umsetzung starten.

Die Kombination aus Wochen- und Tagesplanung gibt dir eine gute Struktur, um den Fokus auf den wichtigen Aufgaben zu behalten. Diesen Plan zu erstellen bedeutet nicht, immer stur danach handeln zu müssen. Du kannst deinen Zeitplan anzupassen, wenn es gute Gründe dafür gibt. Es sollte jedoch ein bewusster Entscheid von dir sein, indem du neue Anfragen gegenüber deiner Prioritäten abwägst und dann entscheidest.

Was du bei der Umsetzung tun kannst, um Zeit zu gewinnen

Mit der Priorisierung und deiner Planung bist du gut vorbereitet. In den folgenden Empfehlungen zeige ich dir, wie du Zeit bei der Umsetzung einsparst.

1 Tool für jeden Anwendungszweck

Eine schlechte Organisation ist verantwortlich, dass du viel Zeit mit Administration und Suchen von Informationen verlierst. Ich empfehle dir, für jeden Anwendungszweck 1 Tool zu verwenden. Dieses kann je nach deinen Vorlieben elektronisch oder physisch sein.

• 1 Tool für deine Termine (Kalender)
• 1 Tool für deine Aufgaben (klassische Aufgabenliste oder Kanban-Board)
• 1 Tool für deine persönlichen Notizen (App oder Notizbuch)

Mach es dir zur Gewohnheit, deine Notizen, Aufgaben und Termine immer direkt an diesen Orten zu erfassen. Du sparst automatisch Zeit, da du nicht lange überlegen musst, wo du die Information findest. Deine Arbeitsprozesse sind effizienter und du hast einen Überblick über die relevanten Themen.

Überprüfe regelmässig, wie du deine Zeit einsetzt

Wir alle lassen uns an hektischen Tagen rasch ablenken oder vergessen unsere Prioritäten. Es hilft, regelmässig zu prüfen, ob du noch auf Kurs bist. Du erreichst das, indem du dir selber folgende Fragen stellst:

• Bin ich jetzt gerade produktiv oder beschäftige ich mich mit unwichtigen Aufgaben?
• Erfinde ich Aufgaben, um den wichtigen Dingen aus dem Weg zu gehen? Schiebe ich geplante Aktivitäten vor mir her?
• Wäre ich mit dem heutigen Tag zufrieden, wenn ich nur die eine Aufgabe erledigt hätte, an der ich momentan arbeite? Falls nein, weshalb tue ich es gerade?
• Setze ich meine Zeit so ein, dass sie mir den grössten Wert bringt?
• Was kann ich tun, um mein Ziel zu erreichen?

Wähle die Frage aus, die für deine Situation gut passt. Schreibe sie auf einen Notizzettel und hänge sie sichtbar an deinem Arbeitsplatz auf, um sie regelmässig zu lesen.

Etabliere produktive Gewohnheiten und achte auf Zeitdiebe

Eine Gewohnheit erledigst du automatisch und ohne darüber nachzudenken. Solche Routinen können viel Zeit kosten.

Du kannst schlechte Gewohnheiten identifizieren, indem du aufmerksam bist, was du in bestimmten Situationen automatisch tust.

• Was machst du als Erstes in der Früh, wenn du aufwachst?
• Was ist das Erste, wenn du mit deiner Arbeit startest?
• Was tust du, wenn dir langweilig ist? (Beispiel: Wartezeiten beim Arzt oder wenn du auf deinen Bus wartest)
• Was tust du, wenn du eine Pause machst?
• Was machst du, wenn du am Abend im Bett liegst?

Stelle dir diese Fragen und identifiziere deine Zeitdiebe. Was machst du automatisch, ohne dich bewusst zu entscheiden? Was könntest du stattdessen tun, um deine Ziele zu erreichen.

Zwei Beispiele von schlechten Gewohnheiten, die häufig vorkommen:

• Social Media verwenden wie Instagram, Facebook, Twitter oder LinkedIn während du im Bett liegst oder wenn dir langweilig ist. Erfahre in diesem Blog-Beitrag, wie du dein Smartphone optimierst, damit dir das einfacher fällt.
• E-Mails anschauen zum Start von deinem Arbeitstag. Erfahre in diesem Artikel, wie du diese Gewohnheit loswirst und in 4 einfachen Schritten Ablenkungen durch E-Mails vermeidest.

Deine Gewohnheiten optimieren ist ein grosses Potenzial und kann mehrere Stunden Zeitgewinn pro Tag bedeuten.

Vermeide Perfektionismus und wende das Pareto-Prinzip an

Perfektionismus ist der Feind deiner Produktivität. Oft kann ein grosser Teil deiner Arbeit, ohne negativen Konsequenzen, weggelassen werden.

Das Pareto-Prinzip besagt, dass du mit 20 % deines Einsatzes 80 % deiner Ergebnisse erzielst. Du kannst dieses Prinzip anwenden, wenn du Aufgaben auswählst (Priorisieren) und auch beim Erledigen von Aufgaben.

• Überlege dir, welche 20 % der Aufgaben den grössten Einfluss haben. Verzichte gezielt auf Dinge, die viel Aufwand verursachen und nur einen bescheidenen Mehrwert generieren. Oft sind das Aufgaben, die du aus Gewohnheit machst, weil du sie immer bereits gemacht hast. Es lohnt sich, regelmässig zu prüfen, was die Konsequenz ist, wenn du es nicht mehr tust.
• Schaue beim Umsetzen darauf, dich nicht in den Details zu verlieren. Oft reicht es, eine Aufgabe mit 80 % abzuschliessen. Die restlichen 20 % geben dir übertrieben viel Aufwand. Sei achtsam dafür, wenn du in den Perfektionismus-Modus verfällst und dich mit Details aufhältst.

Reduziere Ablenkungen

Die heutige Arbeitswelt ist von zahlreichen Ablenkungen geprägt. Diese zu vermeiden und deine Konzentration zu verbessern, hat einen grossen Einfluss auf deine Produktivität und deine Ergebnisse.

Im Schnitt dauert es gemäss Studien 23 Minuten, um dich nach einer Ablenkung wieder vollständig auf deine Aufgabe zu konzentrieren. Ablenkungen zu reduzieren, hat deshalb einen grossen Einfluss auf dein Zeitmanagement.

In diesem Artikel zeige ich dir 8 Strategien gegen Ablenkung und für mehr Fokus. Jede Ablenkung, die du vermeidest, macht dich produktiver. Du erledigst deine wichtigsten Aufgaben schneller und hast Zeit übrig für Dinge, die dir wichtig sind.

Verzichte auf Multitasking

Multitasking bedeutet, innerhalb einer begrenzten Zeit mehrere Aufgaben parallel zu bearbeiten. Das ist nur in Ausnahmesituationen und nur bei Routineaufgaben möglich (zum Beispiel während der Hausarbeit telefonieren). Bei den meisten Aufgaben ist Multitasking nicht möglich, weil dein Gehirn nicht fähig ist, zwei komplexe Dinge gleichzeitig zu tun.

Forscher der Universität Michigan fanden heraus, dass dein Gehirn bis zu 40 % weniger leistungsfähig ist, wenn du Multitasking betreibst. Dies entspricht bei einer 40-Stunden-Woche 16 Stunden Zeitgewinn, wenn du konsequent auf Multitasking verzichtest. In diesem Artikel erfährst du, wie du aus der Multitasking-Falle entkommen kannst.

Du nimmst dir keine Zeit für die Priorisierung und Planung

In stressigen Zeiten ist es verlockend, sofort mit der Umsetzung zu starten. Da du ohnehin keine Zeit hast, willst du schnell einige Aufgaben erledigen. Das ist zu kurz gedacht und kostet dich langfristig Zeit. Der Grund ist einfach: Indem du gezielt Aufgaben mit einem grossen Wertbeitrag auswählst, kannst du in kurzer Zeit mehr bewirken. Zudem vermeidest du es, Aufgaben umzusetzen, auf die du leicht verzichten könntest.

Du planst Minuten und verschwendest Jahre

Zeitmanagement verleitet dich, mehr Aufgaben innerhalb eines Zeitraums zu erledigen. Die Gefahr besteht, den Blick für das grosse Ganze zu verlieren. Wenn du deine Ziele nicht kennst und nicht weisst, wohin du willst, gelangst du ans falsche Ort. Dein Zeitmanagement sorgt dann dafür, dass du schneller am falschen Ort landest.

Viele Menschen verlieren den Fokus. Sie verbringen Monate oder Jahre damit, effizienter in etwas zu werden, was sie nicht glücklich macht oder keinen Beitrag zu den Zielen leistet. Schaue, dass du deine Ziele nicht aus den Augen verlierst. Du stellst damit sicher, dass du deine Zeitmanagement-Optimierungen richtig einsetzt.

Du versuchst, immer produktiv zu sein und noch mehr in deinen Tag zu quetschen

Ein gutes Zeitmanagement besteht aus Abwechslung zwischen produktiver Arbeit und Erholung. Zeiträume in denen du nicht produktiv bist, sind wichtig um zu entspannen und neue Energie aufzutanken.

Ein schlechtes Gewissen zu entwickeln, wenn du einfach mal nichts tust, ist gefährlich. Ohne gezielte Auszeiten oder unproduktive Zeiten landest du schnell in einem Hamsterrad. Plane bewusste Pausen in deinem Arbeitstag und achte auf Erholung am Abend und am Wochenende.

Du beschränkst dein Zeitmanagement auf die Arbeit

Viele Zeitmanagement-Methoden beziehen sich auf die Optimierung der Arbeit. Sie sind gut dafür geeignet und du erledigst deine Aufgaben effizienter. Wenn du dein Zeitmanagement jedoch nur auf deine Arbeit beziehst, besteht die Gefahr, dass du die gewonnene Zeit für noch mehr Arbeit einsetzt. Das führt zu einer Negativspirale, in der du immer zu wenig Zeit hast, egal wie sehr du deinen Tag optimierst. Alternativ kannst du die gewonnene Zeit neben der Arbeit für Familie, Freunde oder dich selber einsetzen.

Du bist frustriert und leistet Pseudo-Arbeit

Reflektiere kurz für dich selber: Bist du aktuell glücklich und zufrieden mit deinem Job? Falls deine Antwort Nein lautet und du frustrierst bist, besteht die Gefahr, dass du Pseudo-Arbeit leistet. Das sind Aufgaben, die wie Arbeit aussehen, aber nicht mit den Prioritäten oder den Zielen übereinstimmen. Zu viele Besprechungen, E-Mails oder selber definierte Projekte.

Das geschieht oft unbewusst, weshalb es so gefährlich ist für dein Zeitmanagement. Du bist den ganzen Tag beschäftigt und hast am Abend das Gefühl, nichts geleistet zu haben. Deine Zeit ist in solchen Fällen schlecht eingesetzt. Du vermeidest das, indem du Prioritäten setzt und Aufgaben auswählst, die auf die Ziele einzahlen.

Weitere Artikel, um deine Produktivität zu steigern

• Lerne, wie du Ziele definierst und diese erfolgreich umsetzt. Diese Ziele helfen dir, gute Prioritäten zu setzen. Beides sind wichtige Erfolgsfaktoren für dein Zeitmanagement
• Multitasking vermeiden und Ablenkungen reduzieren, unterstützen dich, Zeit bei der Umsetzung zu gewinnen, indem du deine Aufgabe schneller abschliesst.