Die E-Mail-Flut ist ein Fluch vieler Büroarbeitenden. Die meisten von uns erhalten täglich duzende Nachrichten, welche oft den Arbeitstag dirigieren. In diesem Beitrag zeige ich dir, weshalb E-Mails zu schlechten Ergebnissen führen und wie du Ablenkungen in Zukunft vermeidest.
Der Artikel und die Empfehlungen helfen dir, Zeit zu schaffen für die Arbeit an deinen wichtigsten Prioritäten und den von E-Mails verursachten Stress zu reduzieren.
Fragst du dich nach einem Arbeitstag auch ab und zu, wo deine Zeit geblieben ist? Vermutlich kennst du das unbefriedigende Gefühl, dass du den ganzen Tag beschäftigt gewesen bist und trotzdem keine greifbaren Ergebnisse hast.
Oft sind E-Mails dafür verantwortlich, weil sie uns ein Gefühl von Produktivität vermitteln. Wir tendieren dazu, viel Zeit mit ihnen zu verbringen, obwohl viele Nachrichten keine wertvollen Ergebnisse bringen. E-Mails sind aus zwei Gründen Zeitdiebe, die dich von den wichtigen Aufgaben abhalten:
Während die Bearbeitungszeit offensichtlich ist, geht der Zeitverlust durch die Ablenkung rasch vergessen. Er ist im Alltag nicht direkt ersichtlich. Gemäss einer Studie der University of California dauert es im Schnitt 23 Minuten, um sich nach einer Ablenkung auf die ursprüngliche Aufgabe zu konzentrieren. Den Umgang mit deinen E-Mails zu überdenken, ist daher ein wichtiger Erfolgsfaktor, wenn du Zeit gewinnen und bessere Ergebnisse erzielen willst.
Ich habe lange Zeit den Fehler gemacht, mich stark von den E-Mails leiten zu lassen. Mein Tag hat mit dem Blick in den Posteingang gestartet und ich hatte den Anspruch, zeitnah alle Nachrichten zu beantworten. Häufig mit dem Resultat, dass die ersten Stunden meiner Arbeitszeit um waren, ohne dass ich an meinen eigenen Aufgaben gearbeitet habe.
Mir hat es geholfen, zu reflektieren, was E-Mails eigentlich sind. Den gleichen Gedankenanstoss möchte ich dir mitgeben.
E-Mails sind gezielt an dich gerichtete Ablenkungen, die dich von deinen wichtigen Aufgaben abbringen. Ich empfehle dir, bewusst zu entscheiden, ob die Beantwortung einer Nachricht wichtiger ist, als an deinen eigenen Prioritäten zu arbeiten.
Ich sage damit nicht, dass du deine Arbeitskolleginnen und Kollegen ignorieren sollst. Viele der Anfragen brauchen jedoch keine sofortige Antwort innerhalb von Minuten.
Meiner Erfahrung nach genügen kleine Anpassungen, um die von E-Mails verursachten Ablenkungen zu reduzieren. Die folgenden vier Empfehlungen lassen sich einfach und schnell umsetzen. Du kannst heute damit starten, ohne jemanden um Erlaubnis zu fragen.
Bei vielen hat sich die Routine eingeschlichen, direkt nach dem einschalten des Computers die E-Mails zu prüfen. Das führt dazu, dass du zum Tagesstart mit unwichtigen Dingen und den Prioritäten von anderen Personen konfrontierst bist. Bevor du dich versiehst, sind die ersten Stunden um, ohne dass du an deinen Projekten und Aufgaben gearbeitet hast.
Ich empfehle dir, diese Gewohnheit zu ändern. Starte deinen Tag mit Aufgaben, die dir wichtig sind. Notiere dir am Abend 1-3 Aufgaben, die am nächsten Tag die höchste Priorität für dich haben. Schreibe diese an einem Ort auf, an dem sie für dich am kommenden Morgen sichtbar sind und starte am Morgen direkt damit.
Unabhängig in den Tag zu starten und die wichtigsten Dinge früh erledigen ist ein super Gefühl. Du schaffst Ergebnisse und siehst am Abend, was du geleistet hast. Selbstverständlich müssen die E-Mails irgendwann bearbeitet werden. Die Lösung dafür siehst du im Tipp 2.
Jedes Mal wenn du in deinen Posteingang schaust, verlierst du den Fokus auf deine wichtigen Themen. Ich empfehle dir, fixe Zeitfenster für E-Mails einzuplanen und diese nur zu diesen Zeitpunkten zu lesen und zu bearbeiten. Für die meisten Jobprofile genügt es, den Posteingang ein bis zwei Mal pro Tag zu prüfen.
Finde für dich heraus, welches die besten Zeitpunkte sind und ignoriere neue E-Mails ausserhalb dieser Zeitfenster. Jeder Mensch hat in seinem Tagesrhythmus unterschiedliche Zeitfenster, in denen er leistungsfähig ist. Da die Bearbeitung von E-Mails meist wenig komplex ist, kannst du deine unproduktiven Zeiten nutzen. Beispielsweise kurz vor dem Mittag oder vor Feierabend.
Der Posteingang wird durchschnittlich zwischen 50-70 Mal pro Tag geprüft. Das geschieht oft unbewusst zwischen anderen Tätigkeiten. E-Mails 2-3 Mal pro Tag zu bearbeiten, bringt dir eine grosse Produktivitätssteigerung.
Nach der Umstellung deiner E-Mail-Gewohnheit kann es anspruchsvoll sein, dem Drang zu widerstehen, deinen Posteingang häufiger zu überprüfen. Grund dafür ist die Angst, etwas zu verpassen. Diese Angst ist in den meisten Fällen jedoch unbegründet. Falls etwas Dringendes passiert, wirst du es auch ohne E-Mail erfahren.
Die fixen Zeitpunkte für die Bearbeitung der E-Mails geben dir die Struktur und die Sicherheit, neue E-Mails rechtzeitig zu sehen. Im Gegenzug kannst du die Benachrichtigung für neue E-Mails ausschalten. Diese Meldungen lenken dich ansonsten laufend ab. Alternativ gibt es bei vielen Betriebssystemen einen “Fokusmodus” oder “Bitte-nicht-stören-Modus”. Indem du diesen aktivierst, erreichst du das gleiche Ergebnis und wirst nicht unterbrochen.
Die Benachrichtigung über neue Nachrichten schadet dir übrigens auch, wenn du neue E-Mails nicht sofort öffnest. Alleine zu sehen und zu wissen, dass eine neue Aufgabe auf dich wartet, lenkt deinen Fokus von der aktuellen Tätigkeit weg.
Du selber hast einen Einfluss darauf, wie viele E-Mails du erhältst. Als Absender einer Nachricht erhältst du die Arbeit oft mehrfach zurück (als Antworten und Rückfragen). Deshalb gilt die einfache Grundregel: Um weniger E-Mails zu erhalten, musst du darauf achten, weniger E-Mails zu schreiben.
Ein weiterer Faktor ist deine Verfügbarkeit für dein Team. Wenn du schwer zu erreichen bist, bleibt oft nur E-Mail übrig, um dir Fragen zu stellen. Als Alternative haben sich "Sprechstunden" bewährt. Zeiten, die du in deinem Kalender reservierst und via Telefon oder persönlich am Arbeitsplatz erreichbar bist. Viele Fragen lassen sich auf diese Art unkompliziert lösen, was die Anzahl E-Mails reduziert.
Du kannst durch einfache Massnahmen steuern, wie oft du von E-Mails abgelenkt wirst und wie viel Aufwand du damit hast. Setzte die vier Tipps ab heute in deinem Alltag um, gewinne Zeit und reduziere dein E-Mail-Stresslevel. Du bewahrst dich davon, von anderen Personen fremdgesteuert zu werden und lenkst deinen Fokus auf das, was dir wichtig ist. Ich wünsche dir viel Erfolg beim Umsetzen.
Du verstärkst den Effekt, indem du die Optimierung nicht nur für dich selber durchführst. Spreche mit deinem Team über effiziente Kommunikation. Vermutlich bist du nicht alleine mit dem Bedürfnis, konzentriert an den wichtigsten Aufgaben zu arbeiten.
Aus eigener Erfahrung weiss ich, dass diese Team- oder Unternehmensweite-Optimierung eine Herausforderung ist. Viele Kommunikationskanäle haben sich etabliert und jede Person hat eigene Vorlieben für Tools und Prozesse.
Gerne gebe ich dir im persönlichen Austausch Tipps zu der Herangehensweise und unterstützte dich bei der Umsetzung. Schreib mir eine Nachricht, wenn du Potenzial zum Umgang mit E-Mails, der effizienten Kommunikation und zu der Meeting-Kultur bei dir im Unternehmen siehst. Im kostenlosen Kennenlernen-Gespräch sprechen wir über die Situation und prüfen, welche Herangehensweise sinnvoll sein könnte.
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