Priority Poker: Prioritäten setzen im Team

Was ist Priority Poker

Priority Poker ist eine Methode, mit der ihr verschiedene Themen in der Gruppe priorisieren. Ziele, Projekte, Ideen oder Backlog-Items in agilen Teams, um einige Beispiele zu nennen.

Durch das Pokern erreicht ihr im Team spielerisch und strukturiert klare Prioritäten. Der Name kommt von den Poker-Karten, die im Spiel verwendet werden.

Die Methode ist ähnlich aufgebaut wie das Planning Poker, welches in der agilen Softwareentwicklung angewandt wird. Der Hauptunterschied liegt darin, dass dort der Fokus auf der Schätzung des Aufwandes oder der Komplexität liegt.

Das Ziel von Priority Poker ist eine eindeutig priorisierte Liste. Unklare Prioritäten wie „Hoch/Mittel/Tief-Kategorien“ oder 80 % Priorität-1-Projekte werden vermieden. Nach der Poker-Session ist für alle Beteiligten klar, wo der Fokus liegt und was am wichtigsten ist.

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Wie das Pokern um Prioritäten funktioniert

Bevor ich dir den Ablauf erkläre, erhältst du einen Überblick über die Poker-Karten und deren Bedeutung. Wo du die Karten herbekommst und wie das es für Remote-Teams online funktioniert, erfährst du weiter unten im Artikel.

Poker-Karten und ihre Bedeutung

Die Karten sind mit Zahlenwerten bedruckt, die für die Prioritäten stehen. Je höher der Kartenwert, desto höher die Priorität, die du vergibst.

Die meisten Kartensets folgen der Fibonacci-Reihe (1, 2, 3, 5, 8, 13, 21, 34, 55 …). Die Idee dahinter ist, eine möglichst grosse Spannweite abzudecken. Je höher die Zahl wird, desto grösser wird auch der Abstand zum Vorgänger. Dadurch können proportional grössere Werte vergeben werden für Projekte, Ideen und Aufgaben, die den grössten Wert bringen.

Ablauf

Zum Start erläutert der Moderator das Thema und erklärt das Vorgehen für alle Teilnehmenden. Anschliessend starten die Poker-Runden wie folgt:

1. Moderator erklärt, was priorisiert wird. Das Projekt, die Idee, Aufgabe, eine Anforderung oder was auch immer durch euch beurteilt werden soll, wird vorgestellt.
2. Die erste Poker-Runde. Jeder Teilnehmer bestimmt individuell die Priorität und wählt dafür die entsprechende Karte aus. Die Karten werden verdeckt auf den Tisch gelegt.
3. Die Karten werden aufgedeckt. Durch die „geheime“ Abstimmung zeigt sich die Spannweite und unterschiedliche Meinungen werden sichtbar.
4. Argumente für hohe und tiefe Prioritäten. Die beiden Personen mit dem höchsten und niedrigsten Wert begründen ihre Meinungen. Diese Argumente helfen, das Verständnis in der Gruppe zu verbessern. Der Moderator achtet darauf, dass nur diese beiden Personen zu Wort kommen. Damit vermeidet ihr lange Diskussionen.
5. Die zweite Poker-Runde. Nachdem alle Teilnehmenden die Argumente der höchsten und tiefsten Bewertung gehört haben, gibt es eine zweite Poker-Runde. Die neuen Informationen verbessern in der Regel die Einschätzung und das gemeinsame Verständnis in der Gruppe.
6. Auswahl des Poker-Wert (= Festlegen der Priorität). Nach der zweiten Runde liegen die Werte meistens näher zusammen. Die Gruppe kann sich dadurch gut auf einen Wert einigen.

Nach diesen sechs Schritten werden sämtliche Themen nacheinander priorisiert und in eine eindeutige Reihenfolge gebraucht.

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Die Vorteile gegenüber anderen Priorisierung-Methoden

Wie einleitend erwähnt, ist Priority Poker einer meiner Lieblingsmethoden, wenn es um das Setzen von Prioritäten im Team geht. Sie bringt verschiedene Vorteile gegenüber anderen Ansätzen mit.

• Gemeinsames Verständnis und akzeptierte Prioritäten. Im Prozess sind verschiedene Blickwinkel vorgesehen. Die Personen mit den polarisierenden Einschätzungen geben zusätzliche Inputs. Das hilft, die Sichtweise von anderen zu verstehen. Die Methode vermeidet, dass immer nur die gleichen Personen sprechen und die Diskussion dominieren. Dadurch werden die festgelegten Prioritäten besser akzeptiert und eingehalten.
• Priority Poker ist schnell und einfach. Es wird ohne grossen Aufwand umgesetzt und Prioritäten sind im Team rasch abgestimmt. Bei anderen Methoden fliesst hingegen viel Zeit in komplizierte Vorbereitungen oder ihr verliert euch in endlosen Diskussionen.
• Eine eindeutige Reihenfolge sorgt für klaren Fokus. Bestimmt kennst du andere Priorisierung-Methoden, bei denen am Schluss die Hälfte der Dinge „Priorität 1“, „Priorität Hoch“ oder „Priorität AAA“ hat. Das hilft nicht, weil unklar bleibt, was das Wichtigste ist. Beim Priority Poker werden die Themen hingegen in eine klare Reihenfolge gebraucht.
• Struktur anstelle von endlosen Diskussionen. Prioritäten setzen artet erfahrungsgemäss rasch in ziellose, unstrukturierte Debatten aus. Der Moderator, der klare Prozess und festgelegte Zeitfenster vermeiden das beim Priority Poker.
• Wissensverbreitung im Team. Durch den Austausch lernen die Teammitglieder von den Inputs der anderen. Zusammenhänge werden besser verstanden und Expertenwissen wird für alle sichtbar.

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Equipment: Klassisch oder online

Priority Poker funktioniert sowohl physisch vor Ort als auch in Remote Teams mit Online-Tools ausgezeichnet.

Der klassische Ansatz mit Poker Karten

Da Priority Poker den Ursprung im agilen Planning Poker hat, können sämtliche Planning Poker Karten dafür verwendet werden. Du findest zum Beispiel bei Amazon verschiedene Anbieter (Suche nach Planning Poker Karten).

Wenn es schnell gehen soll oder ihr es unkompliziert ausprobieren wollt, könnt ihr die Karten auch selbst erstellen. Einfach ein Stück Papier oder Post-it-Haftnotizen nehmen und die Zahlen von Hand draufschreiben.

Ich stehe dir gerne als Moderator für eine kostenlose Test-Poker-Runde bei dir im Team zur Verfügung. Melde dich bei mir, wenn du Priority Poker ausprobieren willst. Ich bringe euch entsprechende Pokerkarten mit.

Online-Tools für virtuelle Teams

Für Priority Poker via Videokonferenz stehen verschiedene Optionen zur Verfügung. Gleich wie bei den physischen Karten sind die Tools auf das Planning Poker in agilen Teams ausgelegt. Auch wenn sie daher Scrum Poker oder Planning Poker heissen, eignen sie sich genauso für Priority Poker.

Meine zwei Tool-Empfehlungen für dich:

• planningpokeronline.com ist einfach, übersichtlich und unkompliziert. Du kannst ohne Registrierung sofort ein neues Poker-Spiel starten und Teilnehmende dazu einladen. Die Basis-Version, mit der du hervorragend erste Poker-Runden durchführst, ist kostenlos.
• Falls ihr bei euch im Team Miro verwendet, könnt ihr die kostenlose App Planning Poker for Miro verwenden. Du installierst diese App über den Miro Marketplace. Planning- und Priority-Poker ist anschliessend auf deinen bestehenden Miro Boards verfügbar.

5 Tipps, um noch erfolgreicher zu pokern

• Zeitfenster festlegen und nicht in Diskussionen abschweifen. Das Ziel der Poker-Session ist, in kurzer Zeit klare Prioritäten zu erhalten. Klare Zeitfenster wie 1 Minute für die Meinungen zu den höchsten und tiefsten Werten in der ersten Pokerrunde helfen.
• Legt einen Moderator fest, der selbst nicht mitspielt. Dieser sorgt für die Einhaltung der Regeln und für einen effizienten Ablauf.
• Transparenz zu den Themen, die priorisiert werden. Die Teilnehmenden sollten im Voraus Bescheid wissen, worüber sie entscheiden werden. Sofern es Themen sind, die durch den Moderator nicht in 1 bis 2 Minuten erklärt werden können, braucht es eine Vorbereitung durch die Teilnehmenden. Falls ihr etwa Projekte priorisiert, ist es sinnvoll, dass alle im Team als Vorbereitung die entsprechenden Projektanträge oder Management Summary lesen.
• Umgang mit gleichem Pokerwert definieren. In der Praxis passiert es, dass mehrere Dinge mit dem gleichen Wert gepokert werden. Definiert im Voraus, was in diesem Fall passieren soll. Da es meistens wenige Themen mit gleicher Bewertung sind, können diese untereinander einfach in eine klare Reihenfolge gebraucht werden.
• Referenzwert festlegen, damit sich die Gruppe orientieren kann. Beim Start mit Priority Poker, ist es für die Teilnehmenden in der ersten Runde anspruchsvoll, einen Wert auszuwählen. Es bestehen noch keine Referenzen, an denen sich orientiert werden kann („was heisst es nun, wenn ich einem Projekt den Wert 13 vergebe?“). Du kannst das vermeiden, indem du ein Beispiel erklärst und dieses als Referenz verwendest.

Mein Angebot für dich: Kostenfreie Moderation bei dir im Team

Aufgrund meiner persönlichen Erfahrungen mit dieser Priorisierungsmethode kann ich sie dir sehr empfehlen. Ich habe viele Teams erlebt und beraten, welche durch diese Methode inzwischen nach klaren Prioritäten arbeiten. Von der Geschäftsleitung, die über Projekte entscheidet, bis zu agilen Teams, die ihre Backlogs damit priorisieren. Die Methode kann für viele Themen eingesetzt werden.

Mit der Anleitung in diesem Artikel hast du alle Informationen, die es für die erste Priority Poker Runde benötigt. Du kannst es damit selbstständig im Team ausprobieren. Falls du bei der ersten Poker-Session Unterstützung wünschst, stehe ich dir als Moderator für eine Testrunde kostenlos zur Verfügung. Schreib mir gerne eine Nachricht, falls du interessiert bist oder Fragen zum Ablauf hast.

Mein Ziel ist es, viele Führungskräfte und Projektleitende zu Fokusheldinnen zu machen. Fokushelden sorgen dafür, dass ihre Teams produktiv, innovativ und motiviert an den richtigen Themen arbeiten. Klare Prioritäten und Verzicht auf weniger wichtige Dinge sind dazu wichtig. Methoden wie Priority Poker leisten einen Beitrag, dies effizient zu erreichen.