Als Führungskraft stehst du oft vor der Herausforderung eines überfüllten Kalenders, der dir kaum Zeit für deine Kernaufgaben lässt. Kennst du das Gefühl, am Ende des Tages zu realisieren, dass deine eigentlichen Prioritäten auf der Strecke geblieben sind?
Du verbringst den Tag in Meetings, in denen du die Themen anderer vorantreibst und Brände löschst, statt dich auf deine eigenen Ziele zu konzentrieren. Oft enden diese Meetings ohne greifbare Ergebnisse, was zu Frustration führt.
Die Folgen sind deutlich:
Aus eigener Erfahrung weiss ich, wie belastend das sein kann. Ich hatte viele solcher Tage. Bis ich beschlossen habe, etwas zu ändern.
In diesem Artikel teile ich effektive Strategien, mit denen du aus dem Meeting-Marathon entkommst. Um endlich mehr Freiraum zu haben, für das, was wirklich zählt.
In einem Umfeld mit schlechter Meeting-Kultur, ist es entscheidend, bewusst Freiräume zu schaffen. Hier sind zwei grundlegende Strategien, die dir helfen, deine Zeit effektiver zu nutzen und die Anzahl deiner Meetings zu reduzieren.
Grundsatz: Das beste Meeting ist jenes, welches nie stattfindet (oder zumindest ohne dich 😉).
Die ersten beiden Tipps helfen dir, die Anzahl deiner Meetings zu reduzieren und Zeit zu gewinnen. Anschliessend kümmern wir uns darum, die verbleibenden Sitzungen effizient zu gestalten.
Plane aktiv Zeiträume in deinem Kalender, die frei von Meetings sind. Mit Fokuszeit reservierst du 2 Stunden täglich, um deine wichtigen Aufgaben zu erledigen, bevor dein Meeting-Marathon startet.
Viele meiner Kunden machen gute Erfahrungen mit 2 Stunden am frühen Morgen. Das erlaubt dir, mit frischem Kopf an wichtigen Aufgaben zu arbeiten. Ein Viertel deiner Arbeitszeit ist für deine eigenen Prioritäten reserviert. Danach bleibt noch genügend Zeit für Meetings, Workshops und Austausch mit anderen Personen.
In diesem Artikel erhältst du weitere Empfehlungen und 7 Tipps, wie du Fokuszeit produktiv nutzt.
Für viele Führungskräfte ist es zur Gewohnheit geworden, jede Meeting-Einladung anzunehmen. Doch oft sitzt man in Meetings, die einen weder benötigen noch von einem profitieren. Ein häufiges Problem sind Einladungen ohne klare Agenda oder Zielsetzung, die es schwierig machen zu beurteilen, ob deine Anwesenheit erforderlich ist.
Sag eine Besprechung nur zu, wenn die Agenda und deine Rolle klar ist.
Ich empfehle dir folgende Schritte:
Indem du diese Schritte befolgst, gewinnst du mehrere Stunden pro Woche.
Mit den ersten beiden Tipps hast du persönlichen Freiraum geschaffen und die Anzahl deiner Sitzungen reduziert. Gratulation. 🎉
Nun geht es darum, die verbleibenden Sitzungen produktiv zu gestalten.
Eine gut strukturierte Agenda ist die Grundlage eines produktiven Meetings. Indem du klare Ziele und Themen vorab definierst, ermöglichst du allen Teilnehmenden, sich zu fokussieren.
Für den Organisator ist es einen Mehraufwand, die Agenda zu erstellen. Dafür sparen alle Teilnehmenden Zeit. Die Rechnung geht immer auf. Es lohnt sich, etwas mehr Zeit in Vorbereitung zu investieren. Du gehst respektvoll mit der Zeit der anderen um.
Pro-Tipp: Erstelle die Agenda in einem Kollaborationstool wie OneNote, Confluence, Notion oder Miro. Verlinke in deiner Einladung auf die Agenda. So können alle in geteilten Notizen das Meeting vorbereiten und die Agenda ergänzen.
Wenn du eingeladen wirst: Fordere die Agenda ein, falls du nicht der Organisator bist und eine „leere“ Einladung erhältst. Das hilft dir und allen anderen Teilnehmenden.
Ein überfülltes Meeting wird schnell unproduktiv. Lade nur Personen ein, deren Anwesenheit für das Meeting-Thema wirklich notwendig ist. Nicht jede(r) muss bei jedem Thema dabei sein.
Hinterfrage die Teilnahme, wenn aus deinem Team mehrere Personen eingeladen werden. Benötigst es wirklich alle oder kann jemand aus dem Team stellvertretend teilnehmen.
Wie würde es sich anfühlen, wenn du mit der Hälfte der Zeit, doppelt so produktiv sein könntest? Hört sich auf den ersten Blick nicht realistisch an, funktioniert aber.
Nutze das Parkinsonsche Gesetz:
Denk mal an deine Meetings: Wie oft wurde die komplette Zeit genutzt, auch wenn die Hauptpunkte längst besprochen wurden. Oder es wird lange diskutiert und kurz vor Meeting-Ende wird plötzlich effizient entschieden, weil die Zeit bald um ist.
Praktische Umsetzung:
Das Parkinsons Gesetz ist übrigens nicht nur für Meetings da, es kann auch deine persönliche Produktivität verbessern! Ich wende es konsequent auf meine Wochenplanung an, in der ich jeder Aufgabe ein klares Zeitfenster gebe.
Als Organisator eines Meetings liegt es in deiner Verantwortung, die Sitzung so zu leiten, dass sie produktiv und zielführend ist. Hier sind einige Schlüsselelemente für eine effektive Moderation:
Durch eine zielgerichtete Moderation stellst du sicher, dass die Zeit des Meetings optimal genutzt wird. Du minimierst den Bedarf für Follow-Up-Meetings und du sparst Zeit in der Nachbearbeitung, weil das Meeting live dokumentiert wurde.
Um die Produktivität und Effizienz deiner Meetings zu steigern, kannst du zwei einfache, aber wirkungsvolle Regeln einführen: ELMO und die Macht der zwei Füsse. Diese Regeln helfen dabei, die Zeit aller Beteiligten zu schützen und sicherzustellen, dass Meetings fokussiert und zielgerichtet bleiben.
Du kennst sicher Sitzungen, die in endlosen Diskussionen ausarten. Die ELMO-Regel verhindert das. Sie hilft, den Fokus wieder auf das wesentliche zu legen.
Anwendung:
Ergänzend zu der ELMO-Regel empfehle ich dir die Macht der 2-Füsse Regel. Jeder Teilnehmer hat die Freiheit, das Meeting zu verlassen, wenn er merkt, dass seine Anwesenheit nicht mehr erforderlich ist.
Vorteile:
Herzlichen Glückwunsch! Du hast jetzt einen wertvollen Werkzeugkasten, um dem Meeting-Marathon effektiv zu begegnen. Wir haben zusammen sieben praxisnahe Tipps durchgearbeitet, die dir helfen, deine Meetings zu transformieren – von Zeitfressern zu produktiven, zielgerichteten Besprechungen.
Indem du diese Tipps anwendest, wirst du nicht nur deine Meetings effizienter gestalten, sondern auch mehr Raum für deine eigentlichen Prioritäten schaffen.
Schreib mir gerne eine Nachricht, wenn du dir professionelle Unterstützung wünschst, um die Meeting-Kultur in deinem Unternehmen zu verbessern. Ich helfe dir mit einem Kaderworkshop, einem Impulsvortrag oder dem Training der Mitarbeitenden.
Stefan
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